Organizar los mensajes de correo electrónico
Crear carpetas y filtros para organizar de forma automática el correo entrante es muy útil para manejarse si se reciben muchos mensajes diariamente. De hecho, el propio programa de correo sirve para conservar y localizar información de forma eficaz. Sepamos cómo.
3 de noviembre de 2004
consumer.es
I. CREAR CARPETAS
Hay quien borra todos los mensajes de correo electrónico nada más leerlos. Pero también hay quien prefiere o necesita mantenerlos porque, a fin de cuentas, es otra forma de guardar información en el disco duro del ordenador o en Internet que además puede ser muy útil si se maneja bien.
Dentro de un e-mail, además de texto, puede haber enlaces, documentos, fotografías... y extraer toda esa información pinchar en los enlaces y luego guardarlos en los favoritos, copiar los textos que interesen, guardar documentos y fotos en carpetas del disco duro, etc. para luego eliminar el mensaje es más laborioso que conservarla dentro de los propios programas de correo. Pero para que esto sea realmente útil, es necesario organizar de alguna forma los mensajes entrantes, de forma parecida a como se hace con los archivos.
Organizar los mensajes en carpetas
Crear carpetas y subcarpetas dentro de la bandeja de entrada es tan sencillo como hacerlo mediante el explorador de archivos. Los programas de correo suelen traer por defecto varias carpetas que no se pueden eliminar:
- Bandeja de entrada, donde se sitúan los correos cuando llegan.
- Bandeja de salida, correos a la espera de ser enviados (donde se quedan los mensajes enviados si el ordenador no está aún conectado).
- Elementos enviados, que almacena los mensajes que han salido correctamente.
- Papelera, para los elementos eliminados que se puede vaciar automáticamente o no.
- Borrador, para los mensajes a medio terminar.
Algunos webmail (correo web, como los de Yahoo! o Hotmail) incluyen la carpeta de 'Spam', donde se filtran los correos no deseados, que también puede encontrarse en cualquier programa de correo con un anti-spam instalado.
De lo que se trata es de crear nuevas carpetas por debajo de la Bandeja de entrada aunque también se pueden crear dentro de las Bandeja de salida, de los elementos enviados o el Borrador para ir colocando los mensajes entrantes según el tema, el remitente, las suscripciones a listas de correo, los mensajes interesantes... o cualquier fórmula que sea la más conveniente para cada usuario. Una vez creadas las carpetas, se pueden arrastrar con el ratón los mensajes a cada una de ellas, pero lo más cómodo es que esto se haga de manera automática a través de reglas de mensaje o filtros, que se aplicarán a todos los mensajes nuevos.
II. FILTRAR LOS MENSAJES
Para que los mensajes se organicen de forma automática a medida que se reciban, se aplican reglas de mensaje. Estos filtros sirven para identificar los correos entrantes y definir la acción que queremos realizar sobre cada uno de ellos. Es muy sencillo crear filtros y pueden ser tantos como se necesiten. En Outlook Express se encuentran en Herramientas > Reglas de mensaje o, con un mensaje seleccionado, en Mensaje > Crear regla desde mensaje.... En un correo web como el de Yahoo! se localizan entre las opciones bajo el epígrafe Filtros.
Con alguna diferencia entre gestores de correo, el primer paso consiste en seleccionar las condiciones para cada filtro, especificando qué debe contener (o qué no) el mensaje en los campos De, Para, Asunto o en el texto (en alguno de los campos, en varios o en todos) para que la regla se aplique. Después se define la acción deseada, que puede ser moverlo a una carpeta determinada, reenviarlo, eliminarlo, etc.
De esta forma, además de ordenar automáticamente el correo entrante, el usuario puede saber cuáles de los mensajes no leídos (normalmente en negrita) son más o menos urgentes dependiendo de la carpeta en que hayan caído. Las reglas de mensaje también se pueden utilizar para eliminar correos no deseados, identificándolos por el asunto o el remitente (también es posible bloquear los remitentes) y enviándolos directamente a la papelera.
Vacaciones en el e-mail
Los filtros se pueden utilizar para crear respuestas automáticas como contestar a los mensajes durante los viajes o vacaciones. Basta seleccionar que la regla se aplique para todos los mensajes y en la acción responder con mensaje. El siguiente paso es seleccionar el mensaje que hayamos creado para tal efecto, en el que se puede decir que estamos de vacaciones y el día que volveremos. El riesgo de este procedimiento es que avisamos a todo aquel que envía un mensaje que no estamos en casa, por lo que es mejor aplicar la regla sólo a la lista de contactos. (Por descontado, para que esto funcione en un programa de correo, el ordenador deberá estar encendido y conectado a Internet, no así en los correo web en los que no es necesario que el PC permanezca encendido).
No me alcanza te dejo la pag http://www.navactiva.com/web/es/atic/doc/guias/2004/11/28678.php?pag=2